導入から1年間で34シナリオを運用し、 1000時間の時間削減に成功。

プロダクトマーケティング部 オペレーションチーム マネージャー　渡邉 実穂 様

“見た瞬間「これなら私でもできる！」と感じました。”

本日はお忙しい中ありがとうございます。
はじめにRPA導入のきっかけを教えてください

2018年春頃に、RPAを調べ出しました。私が担当していた発注業務を自動化できないかという声が、社内で上がっていたのがきっかけです。最初はEzAvaterではなく、他社の営業マンに来て頂いてデモを行いました。

デモを行った結果はどうなりましたか？

結果から言うと上手く行きませんでした。
発注業務には人の判断が必要な部分があったので、すべてを自動化することは難しいと担当の方が仰っていました。私としても、コードを書いたり、システム的な感じがして、自分ではできそうにないなあという印象を持ちました。

現在EzAvaterを導入頂いています。経緯を教えてください。

2018年夏ぐらいに、システム部門からEzAvaterを紹介して貰ったのがきっかけです。
当時は、発注データの単価訂正をする業務を自動化できないかと思っていました。1日300件位、時間にすると毎日1～2時間単純業務を行っていました。担当の方に来てもらい、デモを見せてもらいました。私は見た瞬間に「これなら私でもできる！」と感じました。すぐにトライアルを実施しました。

あの時直感的で簡単そうだと言ってもらえたのを覚えています（笑）トライアルはどんな感じで進みましたか？

トライアルが始まって、自分で単価訂正のシナリオを作りました。そしたら上手く動いたんですよ！
ここをクリックしたいと思ったらそこの画像を切り取るだけ、このファイルを開きたいなら、ファイル参照して、ファイルをセットするだけという感じで、直感的に普段やっている業務をそのままシナリオに落とし込みました。2時間くらいでできたと思います。

すぐにエラー無く動き出したのでしょうか？

実際には、エラーなく完璧に動くようになるまで2か月位はかかりました。
エラーが起きる度に、通知が来るので、ログを確認し改善しました。解決策が分からない時は、メールで相談しました。その時のサポートがすごく良かったです。サンプルをすぐに送ってくれたり、要望に応えて機能を追加してくれたりしました。トライアル中に、単価訂正の業務の自動化に手ごたえを感じました。

どんな時に意味があると感じましたか？

今は、自動化したい業務があると、私に相談があります。できるできないの判断は私がしますが、実際の業務の中身はチームの担当者の方が良く分かっているので、シナリオを作るのはチームの担当者が行います。シナリオを作成していく中で、分からないことがあれば私がアドバイスをします。
最初にトレーニングをして、自分でもできそうと感じてもらっていたので、とりあえず作ってみようとチームの担当者が動いてくれます。トレーニングを行っていたことが運用の進めやすさに繋がっていると思います。

そこからすぐに導入になりましたか？

もちろん費用対効果の検証は必要なので、まずは業務の洗い出しをしました。50以上の業務を洗い出して、その中で“自動化できそう、これは難しい”と分類しました。半分以上は自動化できそうだったので、導入を決定しました。

自動化の実現性の検証をしっかりとされているのは素晴らしいです。その時発注業務以外にも自動化する予定はありましたか？

経理関連や、システム管理などの業務がありました。今後は、私以外の部署の方がEzAvaterに触れる機会も多くなると考えて、2018年12月にトレーニングをしてもらいました。15名集めて、時間は4時間くらいだったと思います。トレーニングに参加した人がすぐにEzAvaterを使うことはありませんでしたが、“触ってみれば分かる”と感じてもらえたことは後々意味があったと思います。

運用についての話がでましたが、今はいくつの業務を自動化しているのでしょうか？

今はシナリオ数が34です。

実際どの位の時間削減効果がありますか？

今の段階で年間1000時間の削減効果があります。

削減できた時間は何に使われていますか？

その質問なかなか難しいですね（笑）今は、人がやるからこそ意味がある業務を評価していこうという流れがあります。例えば、今までは来たものを処理すれば良いと考えていた業務も、「1時間かかっている所をどうやって短縮できるか？」と考えてアイデアを出し合ったりしています。
チーム全体として、RPAを活用するだけでなく、業務効率化の意識が高まっていると思います。

1年間経たないで34シナリオの自動化をされている訳ですが、RPAの運用のコツがあれば教えて下さい

まずは、高望みしないことですね（笑）RPAは便利なツールですが、「簡単な作業しかできない」と良く言っています。
例えば、データの加工は難しいとか。でもきっかけとしては、簡単な所からやり始めるのは凄く良いと思います。始めて行くと、どんどんできることも増えていくので。複雑な業務ができるようになった良い方法を紹介すると、RPAだけではできなかった業務も、マクロやAccessを組んで、そのボタンをRPAで押す手法を使うことで自動化に成功しています。今全体の3割くらいはこの方法で、解決しています。

合わせ技凄いですね！やっているうちにノウハウが溜まるということですね。ありがとうございます。最後にEzAvaterに期待されることを教えて下さい。

2019年10月に2台目を導入しました。社内的にもどんどん使っていく予定です。EzAvaterは、簡単なのがすごく良いのですが、それ以外にも2つ良いところがあると感じています。
1つ目は、サポート体制がしっかりしていること、2つ目は要望に応えて機能を追加してくれるところです。今後も色々と要望を出しますので宜しくお願い致します！