ロボットが担う！ 100本超のRPAシナリオで実現した業務見直しと見落としゼロのバックオフィス改革
EzAvaterが実現するバックオフィスのDXWEB-EDIの見落としリスク解消と基幹データ連携の高速化
高千穂交易様は、監視カメラ等の物理セキュリティやサイバーセキュリティをはじめ、半導体・電子部品、機構部品などの輸出入・販売、ならびに設置・保守・システム設計といった幅広い事業を展開されています。
この度は、EzAvaterの推進において中心的な役割を果たされた経営企画室の岩澤様に、具体的な活用方法やRPAを全社的に浸透させる秘訣などについてお話を伺いました。
本日はお時間をいただき誠にありがとうございます。
高千穂交易様では主にどちらの部署がEzAvaterをご利用されていますか？
バックオフィス系の業務にあたっている人間が主に使用しています。経営企画室や業務部、情報システム部が利用しています。10数人くらいがシナリオ作成に携わってますね。
多くの人にご利用いただいているのですね！
バックオフィスの部門でご使用いただいているとのことですが、
どのような業務にご利用されていますか？
主にお客様の注文情報の取得で利用しています。
お客様のWEB-EDIから注文が無いか定期的にEzAvaterで確認をして、
注文があったら注文情報をダウンロードして特定のファイルに保存するといった一連の業務を自動化しています。
EzAvater導入以前はお客様の数も多く、ご注文の頻度もお客様によって異なるため、どうしても見落としのリスクがありました。
EzAvater導入以降はロボットが定期的に注文確認を行うので、見落としのリスクがなくなり、社員の作業時間を減らすことができました。
素晴らしいですね！
そこまでできると現場の方もだいぶ楽になりますよね。
WEB-EDI関連以外で利用されているシナリオはありますか？
基幹システムから何かのデータを取得してくる業務が大半ですね。
マスタデータであったり実績データであったり、さまざまなデータの取得に利用してます。
そうして取り込んだデータを会議資料の作成の際に使用しています。
出力したデータはデータ連携ツールなどで加工してデータベースに取り込んだりしてます。
基幹システムに外部連携機能が乏しく、データ出力の際はCSVでの出力になってしまうのでRPAを利用してデータの出力を行っています。
基幹システムをカスタマイズすることもできますが、費用が高額になってしまうため、
RPAを活用することで費用を抑えることができています。
経営企画室が旗振り役に。全社的なRPA浸透の秘訣はトップダウンと「自習室形式学習」
今、シナリオの本数は何本くらいありますか？
シナリオ台帳を作成していますが、そこに記載してあるものとしては108本ほどです。
WEB-EDI関連だけでも約60本、基幹システム関連は30本ほど作成しています。
108本！？すごいですね！
それだけ社内でRPAが浸透したのはどのような要因からでしょうか？
2024年の10月ごろからトップダウン的に経営陣からの指示によってRPAの推進プロジェクトが行われたことが大きいと思います。
経営陣からの指示があり、私達経営企画室が旗振り役となって全社的な利用推進を行ってきました。
具体的な施策としてはどのようなことをやられたのでしょうか
具体的な施策としてはRPA利用に関する情報をドキュメント化したことが挙げられます。
どういう業務がRPAに向いているか、自動化のプロセスや運用上のルールなどを資料化し、RPA利用の敷居を下げるようにしました。
また、半強制的にEzAvaterに触れる時間を作るために週に数回「自習室形式」でのRPA学習時間を設けるようにしました。
その時間はオンライン会議でシナリオ作成のサポートを行う経営企画室の担当が同席し、基本的には自分たちがシナリオ作成に取り組み、必要に応じて経営企画室の担当がフォローする体制でEzAvaterを利用してもらうようにしてます。
そうした施策により、難しいシナリオなどは経営企画室のフォローが必要ですが、基本的にはそれぞれの部署ごとにシナリオの作成や保守などを行えています
シナリオの数が約108本ととても多いですが運用はどのように管理しているのでしょうか
シナリオ管理台帳を作成して管理しています。
シナリオを作成したらIDやシナリオ名、管轄部門などを記載するようにし、運用する時間をスケジュール表で管理してます。
また、メンテナンス・リカバリー用の時間枠を強制的に確保して、エラーなどが発生した際に対応できるようにしています。
かなりご活用いただけているようで大変嬉しく思います！
EzAvaterご利用いただいている中で社員の方々の意識は何か変わりましたか？
業務を進めるうえでの選択肢の一つとしてEzAvaterを活用するという意識が根付きました。
何でも人間で行うのではなく、RPAで自動化できないかと考えるようになり、
「本当に人がやり続けるべきなのか？」と業務を見直すきっかけとなりました。
RPA導入成功の秘訣は「パイオニアの育成」と「全社的な活用風土」
今でこそ、これだけ活用していただいてますが、
EzAvaterを利用されていく中で苦労されたことはございますか？
最初はRPAのシナリオが、外部システム（Web EDIやOBCなど）のレスポンスの遅延やタイミングのずれに影響され、シナリオ自体に問題がなくてもエラーが発生してしまうことがありました。
シナリオ作成時にインターバル（待機時間）を設定するなどのちょっとしたコツに気づくまでは苦労しました。
これまでの経験がありますので、比較的早くに気づけましたが、不慣れな人はもっと苦労したと思いますので、悩んだらすぐにサポートへ相談すると良いと思います。
EzAvaterを利用していて良かった点はありますでしょうか？
機能面に関しては、直感的な操作が可能な点が良かったです。
シナリオの作成画面が、左に機能一覧、中央にシナリオ構築画面、右に詳細設定という構造で、構成が非常に分かりやすかったです。
後は、シナリオの呼び出し機能（ジャンプ）があるのも良かったです。
シナリオ1本で業務すべて自動化するとなるとシナリオが長くなったり、複雑になってしまうので、大きな一つのシナリオから別のシナリオを呼び出し、そのシナリオがさらに別のシナリオを呼び出すといった階層的な作り方ができるとシンプルになるし、エラー発生時も特定がしやすくて助かっています。
サポートに関しては、RPA導入初期の説明会や講習会の開催は助かりました。
製品の概要などを説明するのは私達では難しいので説明会などを行っていただけたのは良いですよね。
嬉しいお言葉ありがとうございます。
最後に、これから導入を検討している企業様に何かアドバイスがあれば教えてください。
最初のステップとしてはRPA導入に対して興味があったり、やる気がある人をパイオニアとして育成するのが大事だと思います。
そのパイオニアとなった人が自動化の実績を作っていくことで、他の人もEzAvaterを使ってみようという流れができてくると思います。
次のステップとしては、社内でRPAを展開する際に多くの人が利用するような流れを作っていくことが大事だと思います。
パイオニアの方にシナリオ作成などを任せるような体制になってしまうと、属人化してしまうので、社内全体でRPAなどの新しい技術を取り入れようという風土が必要になってくると思います。
こうした、パイオニアの育成と社内全体で新しい技術を活用しようという風土があれば、RPAも浸透しやすいと思います。
