社会医療法人 河北医療財団 河北総合病院 様

“「RPAでなら実現できる」という確信が、スローガンである『提案できる医事課』の実現を後押し”

地域医療の中核を担う社会医療法人 河北医療財団 河北総合病院。 同院の医事課では、日々の集計業務や統計資料の作成といった手作業の負担が大きく、業務の効率化が課題となっていました。 そこで同課では、RPAツール「EzAvater」を導入。業務時間の削減に加え、これまで対応していなかったデータについても取得ができるようになるなど、RPA活用の「見込み」が立ったことで、同課が目指す「提案できる医事課」の実現に寄与しています。

導入を決めたきっかけ：特定の職員に依存する「集計業務」と、継承の難しさ

TSW：本日はよろしくお願いいたします。RPA導入前、どのような業務課題を感じていらっしゃいましたか？

小高様： 私たちの部署では、日々の入退院患者数の把握や、月次の統計データ作成などを行っています。これらの業務において課題となっていたのが、「決まった職員しか作成できない」という業務の属人化でした。

統計業務の手順は、前任者から引き継がれた方法で行われていましたが、なぜその数値になるのかという計算過程が見えにくく、仮に担当者が不在となった場合に業務がストップしてしまうリスクがありました。 また、手作業で数字を拾って集計していたため、作成に時間がかかるだけでなく、データの正しさをチェックする体制も十分とは言えない状況でした。
コロナ禍などの環境変化で現場が多忙になる中、こうした手作業中心の業務運用を見直す必要性を感じていました。

TSW：なるほど、業務継続性の観点からも課題があったのですね。医事課様では具体的にどのような業務をされていますか？

星様： 当院の医事課は、大きく3つのグループに分かれて業務を行っています。 1つ目は「外来グループ」で、1日約800名の外来患者さんの対応や保険請求、未収金の管理などを行っています。
2つ目の「病棟グループ」は、入院患者さんの対応や請求業務、紹介状等の書類準備などを担当しています。
そして3つ目が、「診療情報管理グループ」で、ここでは日々の入退院数の集計や、がん登録、各種基礎資料の作成といった、院内のデータを管理・統計する業務が中心です。
当課で作成する月次統計等はお互い別個のものですが、属人化しがちという課題は各グループに共通するものでした。

TSW：多岐にわたる業務の中で、正確さとスピードが求められていたのですね。その解決策として、EzAvaterを選ばれた理由を教えてください。

星様： 以前、院内で検討していた製品のご縁でEzAvaterを知り、他社製品とも比較検討を行いました。 選定の決め手となったのは「現場の職員が直感的に操作できる点」です。私たちはプログラミングの専門家ではありませんが、EzAvaterは画面上のアイコンを認識させるなど、見たままの操作でシナリオを作成できます。

無料トライアルで実際に業務フローを組んでみたところ、「これなら自分たちで運用できそうだ」という手応えを得ることができました。また、電子カルテという閉域ネットワーク環境下でも問題なく動作した点や、コストパフォーマンスの良さも導入のポイントとなりました。

導入効果：自動化への「見込み」が立ち、新たな業務提案が可能に

TSW：実際に運用されてみて、導入効果としてはどれくらいの効果がでましたか？

長谷川様： まず定量的な効果として、業務時間が大幅に短縮されました。例えば、月次の統計データ作成業務は約10時間かかっていましたが、RPA導入後は「約30分」で完了しています。日々のルーチン業務においても、1日あたり1.5〜2時間程度の削減効果が出ています。データ抽出を職員が不在の夜間に自動的に行えるため、業務時間中に抽出待ちで手が止まることが少なくなり時間効率が大きく改善したと感じています。

TSW：劇的な時短効果ですね！RPAの導入によって、数字以上の効果などは何かありましたか？

小高様：「対応できる範囲が広がったことで、業務や提案の幅も広がったこと」です。 具体的な例として、当院では24時間365日救急患者さんを受入れており、夜間に入院された患者さんについて、翌朝に「診療科、病棟が適切かどうか」をリストアップして確認と申し送りをしています。
以前は、当直医が診察の合間に作成していましたが、抜け漏れも多く苦労されているのは目にしていました。そこで、EzAvater導入後に「前日夜間の入院患者リスト」をロボット作成することを提案して今の形に落ち着きました。医師の業務効率改善につながったのではないかと考えています。

■導入効果

TSW：そのリストがあることで、自部門の効率化だけでなく、医師の頼れるパートナーとして、スムーズな診療体制の構築に直接貢献できるようになったのですね。

小高様： そのリストは手作業でも作れないデータではありませんが、医事課の人手にも限りがあるため、以前は「そのリスト作りましょうか？」と気軽に提案することはできませんでした。 しかし今は、「ロボットに任せれば自動化できる」という確信があるため、私たちから「そのデータ取得、医事課のロボットで引き受けましょうか？」と提案できるようになったのです。

TSW：業務を効率化するだけでなく、そうした新しい動きが、より「医事課としての価値」を病院全体に創出することにつながっているのですね。

小高様： 単に頼まれた業務をこなすだけの受け身の姿勢ではなく、私たちは「提案できる医事課」になることを目指しています。ロボットという強力な武器があるからこそ、「このデータを使ってこんな分析をしませんか？」「その事務作業、代行できますよ」と、質の高いデータを提案・提供できる体制が整いつつあります。

TSW：守りの効率化にとどまらない、まさに「攻めのDX」ですね！

「運用定着について現場の「困りごと」から始まるボトムアップのアプローチ」

TSW：院内への浸透はどのように進めていったのでしょうか？

長谷川様： 現場の「困りごと」を拾うところから始めました。 現場からの「こういうデータを出せないかな？」という相談に対し、「RPAならできるかもしれません」と答え、実際に成果物を見せる。これを繰り返すことで、「これなら使える！」という実感が生まれ、徐々に浸透していきました。

TSW：なるほどですね。院内への展開を進めるにあたって苦労した点はありますか？

小高様： 院内に対して「RPAでこれはできるの？ できないの？」という切り分けを理解してもらうことに苦労しました。 現場のスタッフはRPAの得意・不得意がわからないため、無理な依頼が来ることもあります。そのため、まずは現場の業務を実際に見せてもらい、業務フローを整理した上で、「ここはロボットでできますよ」「ここは少しフローを変えたほうが自動化しやすいですね」と指し示してあげる。そうした交通整理と提案のプロセスが不可欠でした。

TSW：他部署展開についても、皆様の「提案できる医事課」としての姿勢が土壌となったんですね！そんな医事課様では現在、どれくらいの方がEzAvaterを使えるのですか？

長谷川様： 現在は医事課内の4〜5名のメンバーで運用しています。プログラミングの専門的な勉強をした職員は一人もいませんが、EzAvaterはコードを書く必要がないため、問題なく自分たちで作成できています。まずは私たちの抱えていた業務の自動化が進みましたので、次のステップとして他部署の業務にも広げていきたいという思いがあります。

TSW：研修会の際に、皆様で教えあっていた場面が印象に残っています！次のステップに進まれるにあたって、今はどのようなご状況ですか？

小高様： 医事課発信で他部署の業務自動化を提案し続けた結果、院内での認知度も高まってきました。現在では他部署からも「ぜひEzAvaterを体験してみたい」という前向きな声が生まれています。

「今後の展望と導入を検討されている方へのメッセージ 」
「習うより慣れろ」で、失敗しないDXの第一歩を

TSW： 病院DXの文脈において、RPAが適している点はありますか？

星様： 病院経営には「診療報酬制度により収益の上限がある程度決まっている」という構造的な課題があります。そのため、一般企業のように売上に応じて大幅に給与を上げることが難しく、特に医療事務は慢性的な「人材不足」に陥りやすい現状があります。

TSW：限られた人員で、質の高い医療事務を維持しなければならないのですね。

星様： はい。最低限の人員で日々の業務を回すだけで手一杯になりがちです。 しかし、時代は進んでいます。私たちは今ある業務をこなすだけでなく、「音声認識」や「AIツール」といった新しい技術の検証など、時代に即したプラスアルファの業務にも取り組まなければなりません。
だからこそ、RPAが不可欠なのです。今までのルーチン業務はロボットに任せて自動化し、そこで生まれた時間を「さらに効率化できるツールの検討」や「高度な業務」に充てる。そうして自分たちの時間を確保していくことが、これからの病院運営には必要だと感じています。

TSW：最後に、RPAの導入を検討されている方へメッセージをお願いします

小高様： 「経験に勝る学びなし」とお伝えしたいです。 資料や動画だけで検討するよりも、まずは無料体験などで「実際に触ってみる」ことが何より大事だと思います。自分で動かしてみて、「これなら自分でもできる」「業務が楽になる」という感覚を肌で実感すること。それが、失敗しないDXの第一歩になるはずです。

TSW： ありがとうございます。EzAvaterは月1回無料体験会を開催しておりますので、皆様にご参加いただけるように我々も励んで参ります！