RPAツールのトライアルで正しく評価するためには？
RPAツール導入検討時に、まずお試し（トライアル)される方が多いのではないでしょうか？
本コラムではトライアルの必要性と、知っておいて損のない確認ポイントをお伝えします。上手にトライアルを活用して、自分にぴったりなRPAツールを見つけてくださいね！
■ もくじ
トライアルの必要性 ～よくある”困った”を回避～
RPAツールを活用し業務を自動化することによって業務負担の軽減や業務フローの改善などの素晴らしい効果が期待できます。しかし、トライアルをせずにRPAツールを導入すると、思わぬ落とし穴にはまってしまう場合があります。
当社で実施したアンケート結果では、RPAツール導入後に「困った」と感じた経験を持つ方は非常に多く、シナリオの作成やロボットの操作、導入後のコンサル費用に課題を感じているようです。
■RPAツール導入後に困ったことはありますか？
2021年2月時点 テリロジー実施アンケート（複数選択可）
プログラミング知識が不要で簡単さを謳うRPAツールでも、実際に利用すると思ったようにシナリオを作れないケースが多いようです。導入後にコンサルを依頼して想定外に高額になってしまった・・・なんてことになると、困ってしまいますよね。次から、RPA導入企業の「よくある”困った”」を回避するためのポイントをお伝えします。
ポイント１ ～前提条件を再確認～
まず、確認すべきなのは「誰がロボットを運用するか」です。自社運用する場合にはシナリオを作る予定の方が「自分でシナリオを作成できること」が大切です。
- シナリオを作る担当者が使いこなせるツールであること
トライアルではこのポイントを中心に評価していきましょう。注意すべきなのは、はじめから難しいシナリオに挑戦しないことです。難しいことから始めると評価する前に挫折してしまいます。
最初は、基幹システムにログインして特定のデータをダウンロードするといった単純な業務の自動化から始めることをおすすめします。どうしても難しいシナリオに挑戦しなければならないような場合には、その業務をいくつかのプロセスに分け、一番簡単なプロセスから自動化していくことをご検討ください。
次に、RPAツールは大きくデスクトップ型とサーバー型の２つに分類されます。どちらを選ぶかは、RPAツールに求める処理能力や運用者の能力、予算によって異なるため、明確にしておくと良いでしょう。
- サーバー型 ：大量のデータを同時に高速処理が得意／RPA専業の担当者
- デスクトップ型 ：細かい業務の自動処理が得意／他業務の兼任の担当者
サーバー型のRPAツールは高性能で高い処理能力を持っているツールが多く、専任の部署を立ち上げて運用されることが多いと言われています。デスクトップ型は、比較的簡単な操作でロボットが作れるような設計のものが多いため、業務担当者が自分でシナリオを作るケースが多くみられます。
ポイント2 ～運用時のトラブルを想像する～
シナリオ作りだけでなく、ロボットの運用についても必ず検討してください。止まらないRPAツールは存在しませんので、ロボットが止まってしまうことを前提にRPAツールの運用を検討すべきだと思います。そのため、この3点は必ず確認してください。
- ロボットの安定性
- エラー通知機能
- サポート体制
なるべくエラー停止しないような仕組みを備えたRPAツールもありますので、トライアルの際に比較すべきポイントの一つです。また、止まりにくいシナリオ作りにはいくつかコツがあります。担当の営業やサポートに確認してみましょう。もし、ロボットが止まっても通知機能があれば安心です。エラー通知を見て修正すべきポイントを確認できます。
実運用を開始して、止まってしまっても気づかないまま、となると大変なことになってしまいますよね。エラー通知が標準装備か、有償オプションなのか要チェックです。
そして、サポート体制も確認したいポイントです。サポート窓口の有無やFAQやサンプルシナリオの充実度で、運用負荷が大きく変わってきます。作りたいシナリオのサンプルが無償で用意されていたり、ちょっとした疑問点がFAQで解決できたら初めてのRPA運用でも怖くありません。
ポイント3 ～想定外の費用発生を回避する～
「RPAツール導入後困ったこと」に対するアンケート結果で、2番目に多かったのが、「コンサル費・開発費が高かった」という項目です。この選択肢を選んだ方は、シナリオ作成の委託費用やコンサル費用を想定していなかったのかもしれませんね。
ポイント１の前提条件と、ポイント２でお伝えした運用を想定していないと追加費用が発生してしまうことがあります。
RPAツールを簡単と感じるかは、運用担当者のスキルによって異なるでしょう。ただ、将来的にRPAツールを活用する人を増やしていきたいと考えるのであれば、「人に教えやすい」という点もトライアル時の評価に加えてみてください。
次の3点は、よく耳にする追加費用が発生してしまう項目です。
- シナリオの修正依頼
- スケジュール機能の追加／開発
- RPA担当者変更に伴うトレーニング（操作講習会）
■ シナリオの修正依頼
シナリオの作成を委託している場合、ちょっとした修正も委託業者へ依頼し、追加費用や保守費用が発生するようです。近年利用する企業が増加しているクラウド型のSFA(営業支援システムやERP（統合基幹業務システム）などは定期的にバージョンアップされ、ユーザーインターフェースの変更や仕様変更により「今まであったボタンの場所が変わってしまいRPAツールが突然停止してしまった」ということがよくあります。このような場合、シナリオ修正を委託業者に依頼すると追加費用が必要になってしまうこともあります。
業者に修正を依頼した場合の費用と、修正まで所要時間は、事前に確認しておきましょう。内容によっては、自分でシナリオを作り修正もする、という選択肢を持つこともご検討ください。自分で気軽に修正できる簡単なRPAツールであれば、導入後、修正のたびに費用を心配する必要はありません。
また、「即日修正ができない」場合や「修正に○○営業日」というケースも想定した方が良いでしょう。修正に時間がかかる場合、毎日使うツールとしては向いているとは言えません。
■ スケジュール機能の追加／開発
意外と見落としがちで、有償オプションだった・・・というのが、スケジュール機能です。スケジュール機能とは、その名のとおり
日時を指定してロボットを動かすための機能で、定期的に実施する業務の自動化に活用できます。
- 月次の売上データの集計
- 月次の問合せデータのダウンロード
- 月次の請求書データの突合
ロボットは24時間休まず働けますので、夜間帯に時間がかかるデータをダウンロードする等のスケジュールを組めれば「朝には必要なデータがそろっている」なんてことも可能になります。
デスクトップ型のRPAツールでは、複数の業務を同時に処理できません。そのため、ステップ1の前提条件とあわせて、よく確認しましょう。また、エラー通知の機能についても、別製品を購入する必要がある場合もありますので合わせてご確認ください。
■ RPA担当者変更に伴うトレーニング（操作講習会）
PRA担当者が異動になった時、後任者にシナリオを引き継ぐ必要があると思います。後任の方が初めてRPAツールに触れる場合は、トレーニングが必要になりますので、トレーニング費用についても把握しておいた方が良いでしょう。
無償／有償のトレーニング内容を確認しておくと安心です。導入後にトレーニングを受けることができれば、本格的に社内展開するときにも心強いですよね。RPAツールは、業種を問わず、様々な部署の業務自動化で活用できます。
ひとつの部署で試して、上手く活用できたら、他の部署にも・・・と考えている方は、特に押さえておきたいポイントですので、トライアル時に確認しておきましょう。
まとめ
本コラムでは、トライアルを有効活用し、導入後によくある“困った”を回避するためのポイントをご紹介しました。以下に、本コラムの重要なポイントを記載しますので、RPAツールを正しく評価するための参考にしてください。
ステップ１ 前提条件を確認する
- 「誰がRPAツールを使うのか」を明確にする
- RPAを扱う人が使いこなせるツールであるかをトライルで確認する
ステップ２ 運用時のトラブルを想像する
- 止まらないRPAツールは存在しない。止まることを前提に製品を選ぶ。
- エラー通知機能を必ず確認する （別途費用が必要な場合は費用も確認）
- 製品の安定性を確認する （止まりにくい仕組みや機能を確認する）
- サポート内容を確認する
ステップ３ 想定外の費用発生を回避する
次の3点が、追加費用が発生しやすい項目です。導入前にそれぞれの費用を確認してください。使いこなせる製品を選ぶことで削減できる部分も大きいので、やはり使いやすい製品には大きなメリットがあると言えます。
- シナリオの作成・修正を依頼した場合の費用
- スケジュール機能の有無と追加費用
- トレーニング費用（操作講習会）
RPAを自社運用する予定で複数のRPAツールをお試しする場合は、機能比較よりも、どの製品が「自社で使いこなせそうか」という観点で製品を評価することをオススメします。
自社運用する場合は、機能や導入実績が豊富であっても、自分たちでシナリオが作れない、運用できないという状態になってしまうとRPAツールを導入しても効果がでないので、「自分たちで使いこなせる製品」を選ぶことが最重要ポイントです。
自社で運用できそうな製品が複数見つかった場合には、機能や価格、実績を比較して選定すると失敗しないツール選びができるのではないかと思います。
トライアルで正しくRPAツールを評価することで、スムーズに導入ができ、導入後のトラブルを大きく減らすことができます。多くのRPAメーカーや販売店は、無償トライアルを提供していますので、導入前に試してみましょう。
テリロジーが提供するRPAツール「EzAvater」では、トライアル期間中にハンズオントレーニングも無償で受講していただけます。
トライアル中に無料のハンズオントレーニングを受講することで、時間をかけずに操作方法を覚えることができますので、お気軽にお申込みください。
ペンネーム あゆみさん
仙台市出身
ITソリューションを提供するマルチベンダーで営業・マーケティングを経験し、2019年にテリロジーへジョイン。
現在はRPAツールのマーケティングを中心に活動中。
趣味は温泉旅行だが、若干潔癖症のため大浴場は苦手。
