RPAの導入が業務改善の意識の向上につながる 職員が使えるRPAを選定した理由とは？
笠間市消防本部 消防総務課 総務係長 仲村 幸二 様
市長公室 デジタル戦略課 吉川 賢太 様
多くの自治体では、人口減少や都市部への人口流出などで労働力が不足する中、質の高い公共サービスを維持することが求められています。そのような状況の中で、総務省は、AIやロボテックスを徹底的に使いこなす「スマート自治体への転換」を提言しています。
笠間市役所様では、その動きに呼応するように、DX計画を作成し、その中で取組みの1つとして、RPAやシステム化による業務効率化を掲げています。
今回は、市長からのご提案で導入が決まった笠間市役所様で、どのように利用されているか、現場に根付かせていくためにどのような取組みをなされているかをお聞きしました。
“市長からの提案でRPA導入が決定した時、DX推進部門は…”
本日は宜しくお願いします。導入のきっかけを教えて下さい
吉川様 ： 市長からの提案です。他の自治体でも導入されていて、「うちでも導入できないか」という相談がありました。
RPAを庁内で活用できるかどうかの調査から始められたんですね！職員の方の残業時間等の目に見える課題はありましたか？
吉川様 ： DX計画策定の背景として、少子高齢化により職員等の行政サービスを供給する担い手が減少する中で行政サービスを維持・向上していく必要性を認識していたこともあり、業務効率化については常に意識して改善に取り組んでいます。積極的にDXを推進していこうという動きの中で、RPAの導入が検討されました。
国の指針もあるので、トップダウンで導入を検討されるケースも多いと思います。まずはどのように動かれましたか？
吉川様 ： 庁内で調査を行いました。各部署でどのような業務で使えるのかヒアリングを行い、いくつかの部署で自動化できそうなものがあり、業務を効率化できるのではないかと考え、導入を進めました。
RPAツールを選定される際のポイントは？
仲村様 ：職員でも扱えるようなものにしたいと考えていました。他のツールをテスト導入したところ、「もっと現場が使いやすいものでないと厳しいよね」という意見が挙がりました。ロボットが止まることもあり、その時に職員で扱えるものでないと修正ができません。また、業務がずっと同じわけではなく、その都度ベンダーである日立システムズさんに修正を依頼するのは現実的ではないので、職員が扱える必要がありました。
テスト導入されたツールではその部分が難しかったのですね。「EzAvater」をテストされた時はどのように思われましたか？
仲村様 ：直感的に操作でき、これであればPCに詳しい職員でなくとも使えると思いました。画像で認識というのがわかりやすいです。私の主業務は消防現場なので、市役所の職員以上にPCの作業に苦手意識があります（笑）
それでも操作は問題なかったということですね！消防ではどのような業務で利用なされていますか？
仲村様 ：私が所属する消防には火災予防関係の届出が多いんです。避難訓練を実施する時の届出等です。紙で届出書を受け付け、Excelへ入力して、同じデータをシステムにも入力するような作業が多く、その作業を効率化できないかということになり、まずはそこで使ってみようという話になりました。年間千件以上あるので、その業務を効率化できないかなと。1件当たり10～15分程度掛かっていました。
その時間が短縮できたということですね。皆様どのような反応でしたか？
仲村様：「業務フローが変わらずに、業務が楽になった」と好意的な反応でした！
“RPAが動いているところを見せることで、現場は業務改善のイメージが湧く”
シナリオを作られた際の流れを教えて下さい
仲村様 ：デジタル戦略課と担当部署の業務に詳しい担当と一緒に日立システムズさんとの打ち合わせを行いながら作っていきました。
具体的にはどのように進められていますか？
吉川様 ：まず、現状の業務フローがどうなっているのかを把握し、改善のポイントを挙げています。その上で「これはRPAでいこう」とか、「これはマクロで解決できるよね」というように改善方法をジャッジします。ロボットでいく場合は、作業を実際に見ながら、ロボットに落とし込んでいます。
RPA以外の解決策も検討されているんですね！
吉川様：「EzAvater」を導入することで業務改善の意欲が高まりました。RPAにより解決していないことでも、 RPAをきっかけに業務フローを見直せています。今まで非効率になっていた業務を改善することができました。
笠間市役所のEzAvaterによるRPA導入業務例
※笠間市デジタルトランスフォーメーション計画より抜粋
業務改善のきっかけになれて嬉しいです！シナリオはどのように作られていますか？
仲村様 ：最初のシナリオを日立システムズさんにお願いして作成しました。同じような業務のものは、複製しながら修正して作成しています。
DXを推進するお立場として、RPAを導入されて良かった点はありますか？
吉川様 ：やはり一番は各職員の手間が削減されたことです。それがデジタル戦略課としての導入の目的でしたので。今後はさらに活用を促進していきたいと思います。
今後RPAを推進する上で考えられていることはありますか？
吉川様 ：各部署の方を集めて、RPAが動いているところを動画で見せて、「何か使える業務はないか」という案内をしています。実際に要望はあるので、それをどのように形にしていくかを思案中です。
