RPA3つの導入パターンと失敗を防ぐコツ
多くのRPAツールが世の中に登場し、大手企業を中心として導入が進みました。いよいよ中小企業でもRPA導入検討が盛んになっています。当然ですが初めて導入するRPAを失敗するわけにはいかず、悩まれ/迷われている担当者様がたくさんいらっしゃいます。今回は代表的な導入パターンを3つ挙げ、それぞれのパターンにおける失敗しないRPA導入について解説します。
導入の3パターン
まずは誰が主体となってシナリオ開発/運用するのかRPA導入のパターンについて分類してみます。
いずれのパターンにおいてもRPAの導入に成功している企業がありますが、成功には秘訣があります。それぞれの失敗事例を交えながら解説します。
パターン①システム部でのシナリオ作成
社内システム部門でRPAシナリオを作成、運用を行うパターンです。本来RPAを使って自動化することで業務の効率化をすべき部署からの賛同が得られないという話をよく耳にします。RPAライセンスを購入し、いつでも使える状況になっているにも関わらず、経理や総務部門、営業支援部門といった実際に活用する部署から自動化の相談が全くなく、宝の持ち腐れになってしまっているという状況です。このようなパターンでは、まずは社内DX推進の責任者（経営者等）から「RPAを何のために導入し、どのような効果を見込んでいるのか」を説明し浸透させる事が重要です。その上で購入をしたほうが、よりRPAが活用されることとなります。
パターン② 外部にシナリオ作成を委託
外部にRPAシナリオ作成を委託するパターンです。委託会社に対して自動化したい業務内容/真意が十分に伝わらないまま作成が進行しシナリオが完成。納品されたシナリオ内容を確認してみると、まったく効果のないRPAシナリオであったという状況です。さらに、既に委託会社のエンジニアがシナリオ作成をしているため、費用請求され社内的にも説明がつかなくなり、困り果ててしまう担当者様を実際に目にしてまいりました。
このような事態を避けるためにも、外部委託する際には、シナリオの設計書レビュー、開発内容のレビュー、テスト結果のレビューをきちんと行うことが重要です。それぞれのフェーズで確認を行い、方向性に間違いがないかのチェックを行うことがトラブルを未然に防ぐ手立てとなります。
パターン③ 利用部門でのシナリオ作成
よくある失敗はIT経験のない方が、やみくもにシナリオを作ることにより、汎用性がないシナリオとなってしまうことです。本来であれば一つ作れば皆で共有できるシナリオも、それぞれがルールなく独自に作ってしまうことで作成が非効率なものとなってしまいます。購入先ベンダーと共にシナリオ作成のルール作り等を相談しながら進めることをお勧めします。
また購入先のベンダーから購入当初は支援を無償で受けていたものの、いつの間にかそのベンダーの営業担当と連絡が取れなくなり支援が打ち切りとなっているケースもあります。このような事態に陥らない為にも購入先ベンダーの選定にも十分注意が必要です。
失敗しない為のRPA購入先選び
良くない事例として、『カスタマーサクセス』を謳うベンダーからRPAを購入したものの、あとから話を聞くと有償だったり、無償ではあるものの回答まで時間がかかってしまうといった事例を耳にします。失敗しないベンダー選びとして下記を参考にしてみてください。
①営業担当は信頼できるか？
②支援の内容は何か？
③その支援の内容は当社に必要か？
④その支援は有償/無償か？
⑤トライアル期間中にその支援の内容を実際に受け、試す事は可能か？
注）無償の支援は特に注意が必要です。「実は特別に無償対応していただけで、契約後は有償」というケースもあります。
まとめ
昨今中小企業でのRPA導入件数が大変増えてきていることを実感しています。中小企業での導入はパターン③（利用部門でのシナリオ開発）が圧倒的に多いです。システム部のリソースが少ない為、利用部門でシナリオ作成/運用という進め方をする企業が多いのですが、進め方を誤るとお金と時間をかけて失敗という最悪な事態になりかねません。本稿がはじめてRPAを導入する企業の一助になれば幸いです。
RPAで困っている人を助けたい！
2児の父
出身地：長野県
趣味：料理
好きなもの：レモンサワー、ハイボール
