いまさら聞けないRPAツールの疑問に答えます
■ もくじ
不安も多い、RPAツールの導入・運用
昨今のデジタル化の潮流もあり、企業内のIT整備が進み、「そろそろ業務自動化を検討し始める」という企業も少なくないのではないでしょうか。業務自動化といえば、RPAツールですが、実際に導入を進めるとなると、何から手をつけていいのか、本当に効果はあるのかなど疑問は尽きません。
そこで本コラムでは、普段お客様からよく聞かれる質問をもとに、RPAツールに関する疑問を「導入編」と「運用編」に分けて、1問1答形式でお答えしていきます。
RPAツールの疑問 導入編
Q1.RPAツールの比較はどこから始めればいい？
A .まずはサーバ型RPAかデスクトップ型RPAのどちらにするかを決めましょう。
RPAツールには大きくサーバ型とデスクトップ型の2種類があります。この２つの違いについては、別コラム「RPAツールのサーバ型とデスクトップ型のちがいとは？」で詳しく解説していますが、最も大きな違いはツールの価格です。
サーバ型の場合は、初期費用に数千万円かかるケースもありますが、デスクトップ型の場合は、年間でも数十万円～百数十万円のツールがほとんどです。
価格にここまで大きな差が出る理由は、それぞれのツールの特徴にあります。サーバ型は複数の端末を一括で管理することができるため、大量のデータの処理や横断的な業務自動化が可能です。
そのため、全社で横断的な業務の自動化が必要な企業に向いています。
一方でデスクトップ型は、各PCに直接RPAのソフトウェアをインストールするため、部門単位での導入やスモールスタートに向いています。
この2つの中からどちらのツールを選ぶかを決めてから、実際のツール選びを始めることをおすすめします。
さらに詳しいRPAツールの比較方法については、「RPAの選び方 利用者によってRPAツールを使い分ける」でご紹介しています。
Q2.参考になる事例がなく、利用イメージが湧かない。
A .まずはRPAツールの性質を理解するためにトライアルをしてみましょう。
企業によって同じ業務でもフローや使用するシステムに差があるため、他社事例だけを見ていてもRPAで自動化できるかどうかは判断できないことがほとんどです。もちろん、自社の課題を洗い出すうえで、他社の導入事例は大きなヒントになりますが、事例だけに頼ってしまうと、自社には合わない運用方法になってしまい、結果的には失敗してしまうこともあります。
明確な課題や自動化対象業務が決まっていない場合は、まずは、トライアルで実際にツールに触れてみてから、自社の課題や業務の改善のどこに役立つかを考えることで、自社に合った無理のない運用を実現することができます。
Q3.費用対効果に不安があり、導入に踏み切れない。
A .RPAの導入目的を明確にしつつ、長期運用を前提に費用対効果を算出しましょう。
RPAツールは業務自動化のシナリオを作成して、その数を増やしていくことでより効果が高まるという性質上、シナリオ数の少ない導入初期は、どうしても効果が薄いように感じてしまうものです。
また、費用対効果を出すことが本来の導入目的より優先事項となってしまうと、自動化の難易度が高い複雑な業務や大量の業務の自動化を試みて、途中で挫折してしまうといったことにもなりかねません。そうなってしまっては、本来なら効果があったはずのRPA導入が意味のないものになってしまいます。
自社のRPAの導入目的に立ち返り、費用対効果が一番の目的にならないことが成功への近道です。しかし、どうしても費用対効果が気になる場合は、長期運用を前提に、最初から高い目標を立てるのではなく、徐々に業務自動化のシナリオ数を増やしていき、導入から1年後など、ある地点で費用対効果がでるように運用していくことがおすすめです。
参考事例：導入から1年間で34シナリオを運用し、 1000時間の時間削減に成功。
RPAツールの疑問 運用編
Q4.業務自動化シナリオは誰が作るべき？
A .基本的には自動化する業務の担当者自身が作ることをおすすめします。
業務自動化シナリオの作成を誰が担うかについては、大きく３つ選択肢があります。
- 開発ベンダー（外部委託）
- 自社IT部門
- 実業務の担当者
この3つの選択肢の中でも特におすすめなのが、「実業務の担当者」です。実際の業務担当者が作成を行うことで、IT部門で一括作成をするよりも、業務フローの伝達やエラー時のやり取りなどの手間が省けるため、スピード感をもって自動化に取り組むことができます。
また、外部委託する場合でも、担当者がシナリオ作成の知識を付けておくことで、ブラックボックス化を防ぎ、継続運用ができるようになります。ベンダーが提供するサポートやレクチャーを活用するのも良いでしょう。
Q5.IT部門がなく、スキルに不安がある。
A .自社で使いこなせる簡単なツールを選びましょう。
ITスキルに関する不安は、導入後の課題としても多く挙がっています。RPAツールは、プログラミングの知識がなくても、業務自動化ができることが特徴のツールですが、実際は、ある程度ITの知識がないと使いこなせないツールも存在します。
ほとんどのRPAツールはトライアルが可能なため、スキルに不安がある場合は、積極的にトライアルを活用して、自社に合ったツールを選定しましょう。
まとめ
今回は、特にご質問いただくことが多い５つの質問にお答えしました。漠然とした不安を抱えているRPA導入担当者の方は少なくありません。当社では、フリートライアルやトライアル中の無償トレーニングなども行っておりますので、不安がある方もぜひお気軽に一度ご相談ください。
ペンネーム りっぴ
大学卒業後、新卒でテリロジーに入社。EzAvaterの営業を担当。
出身地：神奈川県大和市
趣味：ピアノ、ゲーム
好きなゲーム：ゼルダの伝説 ブレス オブ ザ ワイルド、GHOST OF TSUSHIMA など
