中小企業におすすめのRPAとは？
DX元年と言われて早一年以上が経過し、4月からの組織編成で『DX推進室』や『社内DX推進委員』というような方をお見かけします。DX推進に手ごろなRPAツールの導入ということで当社にもたくさんのお問い合わせをいただいています。
とは言うものの現在の日本には私が知る限りでも20種類ほどのRPAツールがあります。そのため、どのRPAツールを選んだらいいのか？どのように導入していけばいいのか？また運用体制はどのようにしていけば良いのかと悩まれているご担当者様も少なくありません。大手企業であれば検討メンバーのリソース、検証に関わるメンバーのリソースも潤沢にあり問題になりませんが、中小企業の場合、人手不足であることが多く検討に時間を割くことができません。本コラムでは中小企業のご担当者様向けに、RPAツールの選定方法について解説したいと思います。
RPAの種類とメリット/デメリット
まず、RPAツールを大きく３つに分類し、その分類ごとのメリット、デメリットを紹介します。
1.有名RPAツール
インターネット検索をすれば必ず上位にヒットするRPA群です。利用ユーザも多く安心であることが最大のメリットです。一方、作成が難しいRPAツールも見受けられ、システム開発会社への委託費用や潤沢にある情報システム部門のリソースにより、最大の効果を発揮するものでもあります。大手企業や予算に余裕のある企業、システム開発に長けている方が複数在籍している企業では導入効果が高いといえるでしょう。
2.無料RPAツール
最近では無料で使えるRPAツールも登場しています。ライセンス費用が掛からない為、自動化できれば、費用対効果は最大です。一方、作成が難しいことや、サポートがない、統合管理ツールはないなどのデメリットもあります。また、規約の変更などで今まで無償だったものが突然有償となると、複数の業務を自動化している企業にとっては大きな痛手となります。
3.作成が簡単なRPAツール
有名RPAツールに比べると、知名度が低いため少し心配になってしまうかもしれません。しかしながら中には秀逸なRPAも存在しています。自動化シナリオ作成が簡単な製品も登場しており、総務人事/営業企画部など、実際にRPAツールを利用する部門の方が、自分自身で自動化シナリオを作成し運用していけるというメリットがあります。
中小企業でよくある失敗事例
中小企業でよくある失敗事例を紹介します。
事例紹介をするこちらの企業では、有名RPAツールを選定し、最初の自動化シナリオ作成は開発会社に依頼、以降は自社でもシナリオを作れる人を増やしていこうと考えていました。
結果、最初の１つのシナリオを作成したきり、その後のRPA開発は進まず、翌年RPAのライセンスは解約となってしまいました。
なぜこのようなことが起きてしまったのでしょうか。 詳しく教えていただいたところ、最初の１つのロボットを開発会社に作ってもらったため、どうしても業務自動化が自分事にならず、『日々の業務が忙しい』、『作成難易度が高い』などの理由をつけて開発が進みませんでした。
このようにRPA導入を失敗しないためにはどのようにRPAツールを選択/運用していけばいいのでしょうか？
答えは他人任せ（他部署、SIer任せ）にせずに、自部門で自動化シナリオを作成し、自部門で運用していくことです。こうすることでRPAの定着率は大幅に上がります。
どのようにRPAツールを選択/運用していけばいいのか？
自分事としてRPAを活用するため、下記を選定のヒントとして紹介します。
1.RPAツールに求めるポイントを明確に
『大量データの自動化、高速処理が必要なのか』、『PCの細かい業務の自動化なのか』により選定するRPAツールは変わってきます。
2.シナリオ作成の難易度をトライアルで確認
自動化シナリオを作成される方、またその可能性がある方が中心となり、ロボット作成の難易度をトライアルにて確認をしてください。画面の見やすさや、ロボットが止まってしまったときのリカバリ方法などをよく確認することをおすすめします。
3.トレーニングなどサポートサービスの確認
自動化シナリオ作成のトレーニングをベンダーやメーカにて用意しているか確認してください。後任の方に引き継ぐ、新たに作成メンバーを増やすといったことが発生した際に、トレーニングメニューがあると大変便利です。またそのトレーニングメニューを使ってどの程度の時間で自動化シナリオの作成がマスターできるのか、トレーニング費用の確認をお忘れなく。
4.運用に必要な機能はあるか
ロボットが止まってしまった時の機能や、スケジュール実行機能が標準で備わっているか、追加費用が掛からないかなど確認してください。
5.サポート体制
ベンダーやメーカのサポート体制を確認してください。買ったものの使いこなせなければ意味がありません。サンプルシナリオや、FAQが充実しているか？問い合わせに対するレスポンスはどの程度で返ってくるのか比較検討してください。
まとめ
『ひとり情シス』『ITに詳しい方が兼任でIT担当』というようなお客様には、よくお会いします。中小企業におすすめのRPAとは、『利用部門で自動化シナリオを作成し、利用部門でロボットを運用できる』ツールです。いよいよ、中小企業でもRPAの本格導入が進んで参りました。RPAツールの選定の一助になりましたら幸いです。
RPAで困っている人を助けたい！
2児の父
出身地：長野県
趣味：料理
好きなもの：レモンサワー、ハイボール
