自動化が有効な業務とは？どんな業界にも応用できる3つの型
RPA導入を検討する際に、どの業務を自動化すればいいのかわからないという課題が生じることはありませんか？そのような時には同じ業界ではどのように活用されているのか活用事例を調べることが有効です。しかし、同じ業界の活用事例が見つからないこともありますし、同じ業界でも全く同じ業務をしているとは限りません。そのような時にはどのようにすればいいでしょうか？
解決策としては活用事例が「どのようなフローの業務か」という点に注目することです。そのフローの目的や使っているシステムは会社によって違うかもしれませんが、同じようなフローの業務が自社内にあれば、それは自社にも応用できるということになります。
そこで今回はRPAで特によく自動化されている業務のフローを「型」という形で３つご紹介します。この「型」は特定の業界に向けたものではないので、どのような業界や企業でも応用ができるものになります。もちろん、RPAは発想次第でいくらでも活用ができるものなので、今回ご紹介する型に当てはまらないような活用事例も多くあります。しかし、RPAがどのような業務で使えるのか全く分からないという時にはこの型を参考にすることによって、全く関係のない業界や部署の活用事例でも、ご自身の業務に応用して考えることができるようになります。
型① 拡散型
最初にご紹介する型は拡散です。この型は同じ内容を複数のシステムなどに転記するフローを指しています。当社製品の活用事例から、拡散型の業務フロー事例として、学校での休校・補講の際の情報登録処理をご紹介します。
この事例では休校や補講があった際には、その休校・補講の情報を合計で3つのシステムに入力する必要がありました。そこで当社のRPAツールを導入することにより、Excelファイルに休校・補講の情報を記載しておくことで、ロボットがExcelのデータをコピーして３つのシステムに転記をしてくれるようになりました。つまり、今までは合計3回同じ内容を入力しなければいけなかったのが、1回Excelに入力するだけで済むようになったという事例になります。
休校・補講の際の情報登録処理というと学校にしか活用ができない事例のように聞こえてしまいますが、同じ内容を複数のシステムに入力するようなフローがある業務と考えれば、学校でなくても思い当たるような業務があるのではないでしょうか。
型② 集約型
次にご紹介する型は集約です。この型は複数のファイルをロボットが見にいき、そこからデータをコピーして一つのファイルに記載するというフローを指しています。人間の手で行うと複数のファイルにアクセスをする必要があるため、非常に時間のかかる作業ですが、ロボットに任せればそのような手間もなくすことができます。
具体的な事例として、複数の支店から送られてきた売上データを一つの報告書にまとめる作業を自動化したという事例があります。ロボット導入前は送られてきたファイルの数だけコピー＆ペーストを繰り返し、一つの報告書にまとめる必要がありましたが、ロボットによってその負担も少なくなりました。
型③ 定期アクセス・通知型
最後にご紹介する型は定期アクセス・通知型です。スケジュール実行機能を持つRPAであれば、月に1回、週に1回、1時間に1回など決められた周期でシナリオを実行することが可能です。
このスケジュール実行を使った事例として、定期的にロボットが官公庁のサイトにアクセスし、更新されたファイルがあればダウンロードするというものがあります。またその他にも定期的に時間外労働時間を集計し、協定時間が超えそうな人に通知するという事例もあります。
人間の手でこれらの定期アクセスや定期通知の業務を行った場合には、見逃してしまったり、どうしてもできないときがあるため、何か必ず定期的に行う必要のある業務の自動化は非常に有効となります。
まとめ
今回はRPAの活用事例の中から、特によくあるロボットの動き方を厳選し、下記のように型として抽出しまとめました。
特定の業界に向けた事例であってもフローを見てみると下記の型に当てはまるものであるということが多数あります。
そのため、下記の型に着目することで自動化事例の少ない業界、部署の自動化対象業務も発見しやすくなります。
①拡散型・・同じ内容を複数のシステムに転記する業務
②集約型・・複数のファイルの内容を一つのファイルやシステムに転記する業務
③定期アクセス・通知型・・定期的に行う必要がある業務
ペンネーム：つぐ
出身地：埼玉県。川越生まれの川口育ち
好きなもの：日本史、剣道、和風なもの、ねこ
新卒でテリロジーに入社。
学生時代の専攻は歴史（過去）だが、入社した業界はIT（新しい）というなんだか真逆の道を歩んでいる人
