職員の成長を支えたRPA導入！職場の効率化とやりがいを両立

“業務効率化とやりがいの両面の課題を解決できる手段を模索”
大阪医科薬科大学病院
病院事務部 次長 三島南病院事務部 部長代理 正木 義朗様（写真中央）
病院事務部 医事課 医事支援係 主任 長谷部 智紀様（写真左）
病院事務部 医事課 入院保険係 主任 桑原 枝津子様（写真右）

大阪医科薬科大学病院は1930年「三島病院（現・大阪医科薬科大学病院）」として開院しました。高度な医療を行う特定機能病院であると同時に、北摂地域における地域医療の要でもあります。
中央手術棟には、西日本でも有数の規模である24時間365日対応の手術室が20室あり、いつでも緊急手術に対応できる体制を整えています。年間約13,000件の手術を安定的に行うだけでなく、超緊急手術や緊急の帝王切開などにも対応しています。

本日はよろしくお願いいたします。
まず、RPAを導入する前の課題を教えてください。

正木様：我々の部署では多くの定型業務を抱えており、その処理に職員が追われている状況から、かなりの残業時間が発生していました。
多くの定型業務を抱える弊害は残業時間の増加だけではなく、職員の仕事に対する意欲を低下させることにあります。毎日毎月、定型業務処理を繰り返すことは、社会人として成長している実感や挑戦する意欲を奪うものであり、退職に繋がることもしばしばありました。
RPAの導入を契機に大量にある定型業務を効率化するということだけでなく、業務の幅を広げて創造性のある業務を職員にやらせたいという思いがあり、職場の効率化とやりがいの両面で課題を抱えていました。

RPAの導入は以前から検討されていましたか？

正木様：漠然とですが、RPAを導入したいとは考えていました。
その背景として、定型業務に割いているリソースを経営改善の提案資料の作成やその実際の提案、交渉といった従業員の行動特性を生かした業務に割けるよう、全体をマネジメントしたいという思いがありました。

EzAvaterを知ったきっかけは何でしたか？

正木様：もともとMicrosoftのPower Automate Desktopを試してみたのですが、どうしても長時間取り組む時間が取れなかったり、また使える環境面やサポート面も含めて、なかなか活用できるまで至っていませんでした。
そのような状況で、ヒューマンスピリッツさんからEzAvaterと導入サポートをご提案いただきました。

EzAvaterを紹介された時、どのような印象を受けましたか？

正木様：デモを見せていただき、直感的にシナリオが作れることが分かり、また自分が分かりやすいだけでなく部下にも説明しやすいと感じました。
RPAはシナリオの作成に一定のハードルがあると思っていたのですが、EzAvaterは日常でやっている作業の工程を見たまま組み合わせて作っていけるため、すぐに理解してもらえると思い、『これならできる』と感じたので導入に至りました。

“RPAのプロジェクトが係を超えた協力関係構築のきっかけに”

実際にEzAvaterを導入してみて、いかがでしたか？

長谷部様：デモで見せていただいた印象通りでした。直感的に操作できるので、自分が使うときも分かりやすく人にも教えやすいです。
また無償トライアル期間があり、そこで一定期間、すべての操作ができることもありがたかったです。

EzAvaterを導入した効果を教えてください。

長谷部様：現在進行形のものもありますが、それぞれの係単位で3～10くらいのシナリオを作成しており、合計で一旦は約30業務を自動化することができました。

それほどの効果が出たのは素晴らしいですね。
業務が効率化された以外に、RPAを導入したことによる効果はありましたか？

正木様：業務が効率化されたことはもちろん、EzAvaterを導入したことによって業務の棚卸や、係を超えた協力関係の構築という副次的な効果もありました。どうしても係を跨いで協力して仕事をしていくということが少ない中で、業務のアドバイスなどRPAをきっかけに人的交流ができ、セクショナリズムの解決を図れたことは良い効果でした。

また定型業務がある程度自動化できたので、実際に今年度から5つのタスクフォースと呼ばれるものを設置しており、レセプトの処理ソフトの導入や後払いキャンペーンの実施などのプロジェクトを、係を横断したチームで業務にあたるということが実現できています。

RPAメーカの冥利に尽きます。
RPAの導入をきっかけに、係を横断して業務を進める体制ができたのですね。

正木様：実は、RPAの取り組みもそのプロジェクトチームのひとつでした。複数の係から1～2名ずつメンバを選定し、その後、各メンバが所属している係の業務内容の聞き取りを行いました。RPA導入前は各係における業務内容を整理できていなかったのですが、この業務内容の聞き取りをきっかけに、担当者間のコミュニケーションが活発になったり、業務の棚卸を通して業務内容を整理することができたことは非常に有効でした。

RPA導入後のよくある失敗として属人化してしまうということがあると思いますが、属人化させずRPAを浸透させることができた理由を教えてください。

長谷部様：プロジェクト自体、はじめは課長命令で発足したものでした。ただその後、月に1回メンバでミーティングを行い各係の進捗を確認していくうちに、メンバが自発的に動いてくれるようになりました。

メンバが自発的に動けた理由はありますか？

長谷部様：積極的にRPAに取り組めた理由として、EzAvaterが分かりやすいという部分も大きいです。使いやすく、すぐに効果が実感できるため、自然とRPAに取り組もうという姿勢になりました。
また導入前の段階から、販売代理店であるヒューマンスピリッツさんのサポートがとても厚く、スケジューリングも含め、色々と業務以外にもご対応いただいたことも大きく作用しています。

嬉しいお言葉ありがとうございます！
RPAのタスクフォースを進めるにあたって工夫したことはありますか？

正木様：タスクフォースを発足させた後、各メンバに任せきりにするのではなく、永続的に取り組みに対してのフィードバックするよう心掛けていました。強制性を持たせるような施策も一時的には効果がありますが、それよりも継続的なフォローが大事だと考えています。

継続的なフォローは重要ですね。
RPAのタスクフォースを進めるにあたって苦労したことはありますか？

桑原様：安定稼働までに少し時間がかかってしまったことです。そのあたりは、販売代理店のヒューマンスピリッツさん、構築ベンダのラスティックシステムさんに支援に入っていただきました。各メンバも、『これをやったら絶対に現状が良くなる』という思いがあったため、前向きに取り組むことができました。

RPAのプロジェクトを進めるにあたって、販売代理店のヒューマンスピリッツさん、構築ベンダのラスティックシステムさんからの支援はいかがでしたか？

長谷部様：繰り返しの部分もありますが、導入前のデモやトライアル、そして各種調整ごとにも本当に手厚くサポートいただきました。また導入時にはハンズオントレーニングを実施いただいたことも良かったです。いくら簡単とはいえ、最初のトレーニングがあるのとないのとでは全く違いました。

桑原様：導入後の実シナリオ作成では、病院業務のフローも理解してくださったり、何か不明な点があったときのレスポンスも早く、すぐに回答を返してくれます。
そして何よりも、積極的に支援に入っていただいたので、こちらも質問しやすかったです。例えば、『こういうことはできますか？』と質問した時に様々な方法を提案していただけるので、『こんなこともできるんだ』という発見があり、自分たちでも自然と様々なやり方を覚えるようになりました。

“RPA導入は業務効率化だけでなく職員のキャリアパスの拡大にも繋がる”

今後の展望についてお聞かせください。

正木様：事務所内で一定の効果とメリットは把握できたので、他部署にも展開し、より多角的に利用を進めていきたいです。またヒューマンスピリッツさんを始め、サポート体制も前のめりにしっかり機能してくれていますので、部署を跨いだ業務の自動化も実現したいですね。

本日はありがとうございました。
最後にこれから導入を検討している方へメッセージをお願いいたします。

長谷部様：様々なところで医療業務の効率化ということは謳われていて、DXを進めていかなければならない状況の中、特にRPA導入による業務自動化の効果は大きいと思っています。EzAvaterは、その中でも本当に使いやすいツールだと思います。

正木様：病院と一言でいってもいろいろな業態がありますが、事務職も専門職的になり視野も狭まりがちです。RPAの導入を通して業務全体のマネジメントに携わっていくことで、病院職員としてのキャリアパスが広がっていくことにもつながると考えています。
何よりも、このプロジェクトを通して当院の職員も成長できました。ぜひRPAの導入を通じて、自身の業務の見直しや様々な人との関わりを持ち、成長していってほしいと思います。